Autor: ArchaTeam

A arquitetura é uma profissão muito escolhida e concorrida, portanto, é essencial que um profissional que deseja ser bem-sucedido, destacar-se e ganhar notoriedade, busque sempre ferramentas para inovar e otimizar seu trabalho. Para que isso seja alcançado, a gestão de projetos de arquitetura é essencial. 

Para realizar um gerenciamento eficaz é essencial especificar e planejar todas as etapas e tarefas, saber delegar e segmentar tarefas complexas. Além disso, é muito importante utilizar ferramentas de gestão de projetos, tanto para a definição de prioridades, de riscos que podem estar presentes em cada projeto, da distribuição das atividades entre os colaboradores, da coordenação das diversas atividades, entre outras tarefas.

Quer compreender mais sobre esse assunto e aumentar a produtividade em seus projetos de arquitetura? Então, continue a leitura!

Como a gestão de projetos de arquitetura impacta na realidade do negócio

São diversas as atividades desempenhadas e necessárias para que um projeto seja entregue de forma mais completa, atendendo às necessidades do cliente, dentro do prazo e custo estipulado e apresentando um diferencial no mercado.

Contudo, essas características por si só não compõem um processo de projeto produtivo. A produtividade está relacionada com a quantidade de recursos utilizados para que um produto ou serviço seja produzido. Entre eles podem estar a quantidade de profissionais disponíveis, o conhecimento necessário, o tempo e dinheiro disponíveis, os equipamentos utilizados etc. 

Quando o resultado de um projeto é positivo, mas o processo envolveu retrabalho, atrasos ou uma duração maior que o espado — por mais que tenha apresentado qualidade, atingido as expectativas do cliente, sido diferencial ou lucrativo — não foi produtivo. 

Portanto, otimizar o processo por meio de planejamento e gestão torna as atividades mais eficientes e rápidas. Além disso, proporciona que mais projetos sejam entregues em um mesmo período de tempo, mantendo a qualidade e os diferenciais determinados pela empresa. Dessa forma, é possível atender mais clientes, reduzir custos desnecessários, dedicar tempo a estratégias de crescimento, entre outras atividades importantes.

Quais os principais pontos sobre gerenciamento de projetos

Para realizar um bom gerenciamento de projetos e elevar a produtividade, alguns aspectos precisam ser levados em consideração, como:

Planejamento

Em primeiro lugar, é essencial definir quais atividades fazem parte do escopo do projeto. Será um projeto completo de uma edificação? Envolverá aprovação em órgãos públicos? Será realizado acompanhamento da execução? Os materiais já serão especificados detalhadamente? Será realizado um orçamento? 

Como se vê, essas perguntas citadas acima são apenas algumas das que devem ser respondidas no momento de planejamento. Além disso, nessa etapa, após listar todas as atividades, deve-se determinar a ordem de execução, os responsáveis e as metas para cada etapa. Ainda, é preciso sempre levar em consideração o prazo, a prioridade e o quanto cada atividade gera de resultado.   

Ferramentas de produtividade

Existem diversos tipos de ferramentas que auxiliam na produtividade e na aceleração de um negócio. Elas servem tanto por facilitar o processo de planejamento e gerenciamento de projetos, quanto para agilizar as atividades que são executadas e a comunicação entre os colaboradores.

É possível utilizar opções gratuitas, principalmente para empresas com poucos funcionários. Trello, Google Drive, Evernote e Skype são alguns exemplos de ferramentas que podem auxiliar e otimizar as tarefas e as etapas do projeto.    

Escolha dos equipamentos

Os equipamentos interferem muito na produtividade de projetos de arquitetura. Isso porque são utilizados tanto para elaborar os projetos, como também para outras etapas, caso o escopo inclua a sua execução completa. Por exemplo, caso um computador ou um software apresente problemas constantes, o tempo gasto para a conclusão é aumentado, além de poder gerar desgaste do colaborador, reduzindo a produtividade.   

Otimizar contatos com fornecedores e parceiros

Essa é uma atividade essencial, uma vez que é parte muito significativa para um arquiteto ou escritório de arquitetura. Com as diversas facilidades tecnológicas, não é mais necessário realizar orçamentos e contatos constantes somente por telefone, uma vez que e-mail, Whatsapp e outras ferramentas otimizam esse processo de contato e comunicação.

Seguindo essas dicas para a gestão de projetos de arquitetura é possível não só aumentar a produtividade, como também produzir resultados mais eficazes e eficiente. A boa notícia é que essa não é uma tarefa que envolve grandes custos, podendo ser feita apenas com ferramentas gratuitas e por meio da determinação de processos mais eficientes. 

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Prever riscos, cumprir o orçamento, garantir o uso de materiais de qualidade e sustentáveis, ter poder de negociação com os fornecedores e evitar atrasos são alguns dos muitos benefícios de se fazer um bom planejamento de obras.

Muitas vezes essa função pode ser designada para vários profissionais, mas centralizá-la com o arquiteto responsável é um bom caminho para se assegurar de que o resultado fique o mais próximo possível do que foi previsto no projeto.

Muitas vezes, a formação básica dos arquitetos em começo de carreira deixa a desejar no quesito gestão e planejamento e, para a maioria dos profissionais, é a experiência que traz esses conhecimentos.

É por isso que preparamos este conteúdo para quem quer aprender a fazer um planejamento de obras eficiente e, ao mesmo tempo, alinhado ao projeto arquitetônico. Confira!

1. Defina a demanda necessária e estipule prazos

O primeiro passo do planejamento de obras é desenhar quais serão as etapas da obra e as demandas de cada uma delas. Esse é o momento de calcular, por exemplo, a mão de obra necessária e as matérias-primas que serão utilizadas ao longo do trabalho.

Depois de saber qual o passo a passo da sua obra, é o momento de simular o prazo necessário para cada serviço. Não esqueça de considerar questões como o tempo de encomenda de materiais e imprevistos, como dias de chuva.

Na hora de estipular os seus prazos, confira o seu calendário com a previsão do tempo. Isso vai lhe ajudar a ter uma estimativa um pouco mais clara, mesmo que não seja possível confiar completamente nessas informações.

2. Estabeleça um orçamento

Já sabe o que precisa ser feito e quando cada etapa acontecerá? É hora de estipular os números e valores da obra. Não deixe de incluir uma contingência de emergência para que os gastos inesperados não atrapalhem o andamento da obra.

Caso nada aconteça fora do planejamento — o que você sabe que é muito difícil — esse dinheiro poderá ser investido em acabamentos de maior qualidade ou até mesmo transformado em uma grande economia para os clientes!

Ao desenhar o orçamento, também não se esqueça de calcular as taxas e impostos. Muitos profissionais se esquecem desses custos obrigatórios e acabam tomando um susto na hora da entrega da obra.

3. Mantenha uma rotina de acompanhamento

De nada adianta fazer um planejamento de obras exemplar e não acompanhar a sua execução. Conhece o ditado “o olho do dono que engorda o gado”? É mais ou menos por aí.

Observar os trabalhos bem de perto — e colocar a mão na obra sempre que necessário — é uma forma de assegurar o cumprimento dos prazos e do orçamento, além de garantir uma maior qualidade para os serviços.

4. Escolha ferramentas adequadas e materiais de qualidade

Investir no uso das melhores ferramentas e matérias-primas é outra parte fundamental dentro de um planejamento de obras. Elas são essenciais para garantir muito mais do que um bom acabamento, mas também a segurança de todos os colaboradores da obra e de quem vai utilizar aquele ambiente.

Elaborar um bom planejamento de obras e acompanhar os trabalhos para assegurar que ele seja seguido é a melhor estratégia para buscar melhores preços, cumprimento dos prazos e maior domínio do arquiteto sobre a entrega final.

Se você gostou das dicas, confira mais um de nossos posts — Como organizar e estruturar as visitas técnicas? Entenda! — e continue aprendendo!

Uma dúvida recorrente entre jovens arquitetos é como fazer a apresentação de projeto e de proposta comercial para conquistar o cliente. Afinal, tão importante quanto criar boas soluções é conseguir que o público as compreenda claramente e se encante por elas.

Para isso, você precisa tanto desenvolver a habilidade de se colocar no lugar do cliente para compreender seus anseios e desejos, como também a sua capacidade de compreensão, para conseguir apresentar uma proposta condizente e o projeto de forma clara.

A prática pode até ser a melhor aliada, mas existem alguns passos fundamentais para aprender de vez como apresentar um projeto com sucesso! Continue a leitura e confira quais são!

Entenda as necessidades e desejos do cliente

Para apresentar uma proposta ou projeto, antes de tudo, é necessário compreender o que o cliente precisa e deseja, assim como orientá-lo. Chamamos essa fase de etapa de briefing. É nela que são obtidas as informações relevantes para elaboração do projeto, sendo também, a chave do sucesso para a apresentação. 

É nesse momento em que você precisa identificar quais são as reais expectativas e sonhos do cliente e, principalmente, o que ele valoriza. Dessa forma, o projeto será norteado por essas premissas e você terá plena consciência de quais ideias e detalhes merecem destaque durante a exposição. Parece complicado, mas é possível superar esse obstáculo!

Planeje a apresentação

Tenha em mente que a maioria dos clientes é leigo em termos técnicos ou soluções arquitetônicas, além de possuírem perfis distintos. Por isso, elabore seu discurso com a linguagem adequada a cada um e invista em elementos visuais.

Você deve prever o tempo necessário para a exposição clara e concisa das ideias, sem morosidade. É importante que o cliente perceba que você domina o que diz. Somado a um discurso claro, é essencial apresentar imagens que facilitem a compreensão, principalmente quando se tratar da apresentação de um projeto ou de uma proposta que sejam diferenciados.

Lembre-se de que para você, profissional da área, um projeto é facilmente visualizado, mas para um cliente pode ser extremamente difícil. Portanto, priorize apresentar imagens 3D e, sempre que possível, vídeos que simulem como o projeto será visto após executado, para que o cliente compreenda todos os detalhes.

Além disso, recorra a interações e quebre a impressão de “palestra”. Você não quer um cliente entediado, não é mesmo? Um clima descontraído e dinâmico é mais propício ao fechamento do negócio.

Em um primeiro momento, que tal ensaiar suas apresentações? Esse pode ser um detalhe decisivo para ganhar a confiança de quem está assistindo! Caso ainda esteja em dúvida ou inseguro, apresente o projeto ou proposta para outras pessoas e peça feedbacks antes do encontro com o cliente.

Escolha o método mais adequado

Tão determinantes quanto a linguagem adequada, são as ferramentas e os recursos de exibição do projeto. Já abordamos que poucos clientes entenderão desenhos técnicos e memoriais descritivos. Aliás, isso não os interessa tanto. 

Na verdade, eles querem mesmo é visualizar como a proposta soluciona seu problema ou satisfaz seu desejo. E mais: se ela supera suas expectativas! Dessa maneira, ele precisa compreender a volumetria, as soluções e a funcionalidade dos ambientes para imaginar sua rotina ali. 

As imagens humanizadas e em 3D são o mínimo a oferecer para ajudá-lo nesse entendimento, seja na tela ou em papel. O AutoCAD, o Sketch Up e o 3D Studio Max são softwares excelentes para modelá-las. Existe também vídeos que podem ser gerados nesses programas que facilitam a compreensão de como será o projeto após sua finalização.

A evolução dessas alternativas são os modelos virtuais, por meio da metodologia BIM. Eles são extremamente úteis tanto no desenvolvimento do projeto quanto na criação de uma experiência incrível de interação entre o cliente e a realidade virtual. Isso facilita, e muito, a compreensão da proposta.

Com a junção dessa metodologia com a realidade virtual é possível, inclusive, que o cliente veja o resultado final do projeto, como se estivesse caminhando no local após a conclusão do mesmo. Para isso, é preciso o uso de um óculos de VR ou até mesmo de um aplicativo em celular.

Esse já é um diferencial utilizado por muitas empresas e profissionais. Atualmente, diversos celulares e softwares já contam com as especificações capazes de proporcionar essa interação — não sendo mais necessário um investimento extremamente elevado.

Foque no valor, não no preço

Como dissemos, seu cliente pode ser leigo em arquitetura. Muitos não conhecem os fatores que compõem os custos do seu trabalho ou acreditam que o preço do projeto é determinado somente pela área construída e os tipos de acabamento.

Por isso, valorize as soluções inovadoras que você propôs. Mostre como elas não somente atendem às demandas dele, mas também trazem benefícios. Apresente e destaque os diferenciais que você apresenta enquanto profissional e como foram aplicados no projeto em questão. 

Esteja disposto a esclarecer didaticamente novos conceitos. Afinal, o cliente precisa entender e acreditar no valor da ideia antes de investir nela. Encante-o primeiro e deixe a exposição do preço e detalhes contratuais como última etapa.

Ah! E não se esqueça de que ele terá dúvidas e fará questionamentos. Você ganha muitos pontos se mostrar flexibilidade e paciência, oferecendo esclarecimentos concretos e pertinentes. Lembre-se de que você não está vendendo apenas um projeto e sim uma solução para uma necessidade real e/ou a realização de um sonho. Portanto, não se trata de preço e sim de valor. 

Disponibilize as informações mais importantes

Já em casa, seu cliente pode sentir a necessidade de reavaliar alguns detalhes. Sendo assim, disponibilize uma apostila com o resumo da apresentação e os dados técnicos do projeto — mesmo que esse arquivo seja virtual. Nesse material deve estar contido, também, o contrato de prestação de serviços.

Não se esqueça de um cuidado fundamental, que gera ao cliente a percepção de profissionalismo: a padronização de documentos e da identidade visual da marca — em impressos, em e-mails e nos cartões de visita.

O que deve conter uma proposta comercial de arquitetura

Uma proposta comercial é de extrema importância, assim como a apresentação da mesma. Por isso, sempre que possível, além de elaborar uma proposta completa e eficiente, procure apresentá-la pessoalmente ao cliente. Assim, você consegue mostrar a ele o valor de seu projeto, em vez de que ele enxergue apenas o preço. Não envie por e-mail a proposta, pois o cliente focará apenas no preço e não no valor.

Design adequado

Para que isso seja possível, uma proposta deve conter diversos aspectos que mostrem seu valor. Em primeiro lugar, a proposta deve apresentar um design adequado, envolvente, que transmite organização e profissionalismo e que seja de fácil visualização — facilitando o entendimento do cliente. 

Informações fornecidas pelo cliente

Também é interessante destacar quais são as principais dores, necessidades, desejos e/ou sonhos expressados pelo cliente. Essa é uma etapa muito importante, pois também fortalece o valor da proposta e do projeto que será executado. Além disso, permite alinhar quaisquer expectativas que possam estar em desacordo. 

Diferenciais do projeto aplicado às soluções

Apresentar os diferenciais que você possui é essencial, principalmente aplicando-os à realidade do projeto. Assim, é importante mostrar como esses serão relevantes tanto em relação às necessidades quanto aos desejos relatados ao cliente. Nessa etapa, pode ser interessante apresentar exemplos de outros projetos feitos, tornando sua proposta e apresentação ainda mais confiável e clara. 

Soluções, forma de atuação, serviços, cronograma, valor e responsabilidades

Não se esqueça de apresentar e especificar as soluções, a forma como atuará, todos os serviços inclusos e o cronograma do projeto. Apresente também o valor do investimento, as responsabilidades do cliente e as suas responsabilidades enquanto contratado, proporcionando mais uma vez a possibilidade de alinhar as expectativas. 

O que não está incluso, termos e condições

Além disso, seja sempre claro e objetivo durante a apresentação de projeto e proposta comercial. Informe detalhadamente o que não está incluso e os termos e condições da proposta. Assim, é possível evitar problemas futuros e possíveis desentendimentos com o cliente. No final, sempre verifique se o interessado ficou com alguma dúvida.

Seguindo esses passos para a apresentação de projeto e proposta comercial, será possível conquistar clientes e superar as dúvidas quanto a essas etapas mais rápido do que você imagina! Se quiser ficar por dentro de outras dicas para alavancar de vez seu escritório de arquitetura, assine a nossa newsletter!