5 dicas de como conduzir uma reunião com clientes para obter sucesso

Uma dúvida que frequentemente persegue os jovens arquitetos e designers de interiores é como conduzir uma reunião com clientes e obter sucesso. Afinal, no início da carreira, essas ocasiões ainda não são rotineiras e é normal sentir insegurança.

Antes de qualquer coisa, é importante destacar a relevância de se realizar reuniões com desenvoltura e competência para o futuro do seu escritório — sejam para alinhamento de informações, sejam para a apresentação de projetos.

Esses são os momentos em que você estará frente a frente com o cliente. Por isso, são ideais para “vender o seu peixe”, ou seja, convencê-lo de sua autoridade profissional, de sua capacidade de superar as expectativas e, ainda, de criar um vínculo de confiança entre vocês. Dessa forma, é preciso driblar a falta de experiência e sair bem nesse desafio, concorda?

Sendo assim, investir tempo e dedicação na preparação para esses encontros é a melhor maneira de ter sucesso. Este post tem a missão de ajudar você nisso, por meio de 5 dicas essenciais para conduzir uma reunião com mais facilidade e conquistar seus clientes de vez. Confira!

1. Planeje a reunião

O primeiro passo é organizar o conteúdo e ordenar a dinâmica do encontro. A maior parte das reuniões realizadas entre arquitetos e clientes envolve a apresentação de projetos e valores e a troca de informações.

Organize uma sequência lógica para expor o projeto ou os temas em questão. Essa é uma maneira didática de exposição que facilita o completo entendimento e contribui, inclusive, para construir uma cadeia de valor.

Isso mesmo: ao apresentar seu trabalho, o foco deve ser nas vantagens que estão sendo oferecidas ao cliente, ou seja, no custo-benefício da proposta. Destaque os aspectos que sigam esse propósito e sua dedicação para desenvolvê-los.

Outro detalhe importante é prever os momentos de interação entre todos os participantes, para criar dinamismo na apresentação e evitar que ela se assemelhe a uma palestra. Você não quer matar seu cliente de tédio, não é mesmo?

Não se esqueça, ainda, de considerar um tempo suficiente para esclarecer possíveis questionamentos e dúvidas.

2. Escolha os métodos adequados para a apresentação

Tenha em mente que muitos clientes são leigos em relação a termos e desenhos técnicos, detalhamentos ou memoriais descritivos. Além do mais, esses instrumentos são pouco atrativos e, até mesmo, entediantes para eles.

A sua criatividade será fundamental para a escolha do método adequado de exposição das ideias. Sabe aquela história de que uma imagem vale mais do que mil palavras? Aposte nela!

Para atrair o interesse do cliente, invista em apresentações ricas em detalhes, mas que preservem a clareza das informações. Ele deve conseguir visualizar os conceitos aplicados e se imaginar naquela realidade.

Alguns recursos muitos indicados nessa hora são as plantas humanizadas, as imagens tridimensionais, a realidade virtual e os vídeos interativos. É imprescindível detalhar todos os dados que deverão ser explicados, principalmente aqueles relacionados ao orçamento, às condições do contrato e aos prazos.

As planilhas são ótimas ferramentas para isso! Deixe esse item para o final da reunião.

3. Treine a oratória

Começar nunca é fácil, não é mesmo? Por isso, é importante treinar até que você adquira um pouco de prática. Lembre-se de que a sua fala deve ser firme, mas cordial, e precisa transmitir confiança e domínio do assunto.

Avalie, também, quem é o seu cliente, sua formação, seu estilo e outras características que orientem na escolha da melhor linguagem e abordagem — mais intimista ou mais formal.

Com a sequência e os métodos da apresentação definidos, fica mais fácil preparar tópicos para organizar sua fala. Essa estratégia garante maior fluidez e contribui para você se ater ao plano, não se confundir ou deixar de mencionar algo.

Uma técnica simples, mas muito eficiente, é praticar na frente do espelho, com algum amigo ou com um sócio, até você se acostumar com o processo. Além disso, esse treinamento permite avaliar se existe alguma falha no roteiro, se as informações estão completas e de fácil compreensão.

4. Demonstre empatia

Saber como conduzir uma reunião de sucesso passa por desenvolver empatia com seus clientes. Você precisa conhecê-los a fundo, quais são suas necessidades, seus desejos, suas prioridades e suas limitações.

Essa é a maneira mais eficaz de garantir o alinhamento de ideias entre vocês e, o mais importante, gerar o embasamento que você precisa para superar as expectativas dele.

Além disso, demonstre flexibilidade e dedicação para propor as melhores soluções de acordo com os recursos que ele tem disponíveis. E não se esqueça de pensar em alternativas viáveis caso ele questione itens da proposta.

Muitas vezes, o cliente pode se sentir inseguro em investir um alto valor. Dessa forma, ele precisa perceber a sua atenção e seu respeito às limitações dele. Lembre-se de que é indispensável uma relação de confiança entre as partes.

5. Faça um atendimento com excelência

No início da carreira, é normal não dispor de um escritório com uma sala de reuniões, por exemplo. De toda forma, o local do encontro deve ser pensado e preparado seguindo alguns cuidados, já que um ambiente adequado causa boa impressão e demonstra profissionalismo.

Separe um espaço no escritório que seja organizado, silencioso, confortável e que conte com todos os recursos que você precisará — mesa, cadeiras, telefone, computador, tela para apresentações e outros que se fizerem necessários.

Receba sempre seu cliente pessoalmente e o conduza ao espaço reservado para a reunião. Oferecer água e café também é cordial. Caso você realmente não disponha de um local apropriado, vale a pena agendar suas reuniões em um espaço compartilhado —  também conhecido como coworking.

Durante o encontro, seu cliente deve receber sua atenção de forma exclusiva. Assim, evite interrupções, atender ligações e esqueça as mensagens no celular. Ao término da reunião, reforce os canais de comunicação do escritório e mostre-se disponível para esclarecer quaisquer dúvidas futuras.

Viu como um bom planejamento é o segredo de como conduzir uma reunião com clientes de forma bem-sucedida? Para ficar por dentro de mais dicas como essas e impulsionar sua carreira, siga-nos no Facebook, Twitter e LinkedIn! Até mais!