A arquitetura muitas vezes impõe longas jornadas de trabalho e, por isso, os profissionais não devem abrir mão de trabalharem em um escritório funcional, principalmente considerando o bem-estar e aumento de produtividade.

No entanto, muitas pessoas deixam de usar esses espaços, acreditando que se trata de um luxo ou de algo a ser alcançado em outro estágio de carreira. É comum que arquitetos recém-formados, que ainda estão dando os primeiros passos na carreira, pensem dessa maneira.

Se esse é o seu caso, recomendamos a leitura atenta deste artigo. Vamos lá?

O escritório funcional está adaptado às necessidades ergonômicas

O mobiliário não pode ser apenas bonito, mas adequado à atividade que será desempenhada pelo indivíduo. Segundo a Marelli, empresa especializada em móveis corporativos, para ter certeza de que um móvel é funcional, basta considerar a palavra de ordem: ergonomia. O nome pode até parecer estranho, mas o significado é bem simples.

Cientificamente, o conceito de ergonomia consiste em estimular as relações entre o homem e a máquina, favorecendo as condições de trabalho de modo a impulsionar a produtividade humana. É justamente essa a relação que deve predominar no ambiente corporativo, certo?

Por isso, antes de escolher mesas, cadeiras e demais móveis para o escritório, é essencial certificar-se de que a peça é ergonômica, ou seja, se ela:

• respeita a anatomia do corpo humano;
• adapta-se funcionalmente ao espaço disponível.

No caso das peças relacionadas ao trabalho em escritório, elas precisam atender às definições das Normas Regulamentadoras. Em um escritório funcional, todos esses detalhes são pensados para trazer o maior conforto possível ao arquiteto em questão. Por isso, se você está montando o seu escritório, lembre-se de ser criterioso com os móveis.

Contribui para a organização

Trabalhar em um local desorganizado impacta negativamente a rotina de qualquer pessoa. É muito frustrante procurar documentos ou anotações e não conseguir encontrá-los. Em muitos casos, essa situação não é causada por desleixo da parte do arquiteto, mas pela falta de espaço adequado, como prateleiras, arquivos etc.

Melhora o atendimento

Um escritório funcional também traz vantagens comerciais ao arquiteto. Além de transparecer credibilidade aos clientes, esse ambiente faz com que as pessoas se sintam mais tranquilas, conversando com mais leveza.

A boa comunicação é importante para que o arquiteto entenda as necessidades e expectativas do seu público, o que o auxilia a produzir projetos melhores.

Reduz o cansaço

Quando pensamos na palavra “cansaço” é comum associarmos esse termo ao cansaço físico, normal em trabalhos que exigem força. No entanto, ele também pode ocorrer, ainda que em menor escala, quando alguém trabalha em um local inadequado.

A luz pode gerar cansaço nos olhos, a amplitude do espaço pode dificultar a locomoção etc. Tudo isso também gera cansaço físico, o que pode ser confundido com fadiga ou até mesmo tédio.

Ao mesmo tempo, trabalhar em um escritório funcional faz com que o cansaço mental seja reduzido. Ao conseguir desempenhar seu trabalho de maneira fluída, o arquiteto reduz o estresse gerado pelos atrasos ou pela insatisfação com o desempenho das etapas.

Coworking pode ser uma saída

Os espaços de trabalho colaborativos, conhecidos como coworking, vêm ganhando muita popularidade entre profissionais de diferentes mercados, como jornalistas, publicitários, designers e arquitetos.

São instalações completas, bem estruturadas e localizadas em pontos estratégicos das cidades. Tudo isso a um custo muito menor para o arquiteto do que se ele montasse essa estrutura de forma particular. Além disso, hoje existem espaços especializados no mercado Arch&Design com uma infraestrutura desenhada para aumentar o desempenho dos profissionais.

Viu só? As vantagens de ter um escritório funcional são muitas. Esse espaço auxilia na produtividade do arquiteto, no atendimento ao cliente e no marketing profissional — uma vez que transmite credibilidade ao público-alvo.

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Em um escritório de trabalho, cada um deve exercer uma atividade para chegar ao resultado esperado — como em uma engrenagem bem alinhada, em que cada pecinha realiza sua função na hora certa. No entanto, em um ambiente com muitas pessoas, esse sistema complexo pode ficar confuso, e, por isso, foram criadas algumas estratégias de gestão para facilitar o dia a dia dos escritórios.

É o caso do fluxo de trabalho, que é uma representação gráfica de todas as etapas do processo de produção e do plano de negócios. Esse organograma deve mostrar o momento em que cada função deve ser exercida e quem é o responsável por ela. Fluxos de trabalho podem ser tanto manuais quanto automatizados ou, o que é mais comum, uma combinação de ambos. Muito bom, não é?

Logo abaixo, vamos falar um pouco mais sobre esses benefícios e, ainda, como você pode montar o fluxo de trabalho do seu escritório. Continue a leitura!

As vantagens do fluxo de trabalho

Que tal uma solução muito simples e que traz inúmeras vantagens para todos os colaboradores de um escritório de arquitetura? Confira seus benefícios!

Padronização da comunicação

O fluxograma de trabalho é desenhado com formas específicas. Por exemplo, triângulos para a fase de criação e quadrados para as atividades de relacionamento com o cliente. Esses detalhes podem parecer pequenos mas, visualmente, facilitam muito para que cada um saiba o que deva fazer na correria do dia a dia.

Integração da equipe

Em todo escritório podem existir atritos nas relações entre os colegas de trabalho. Muitas vezes, esses problemas acontecem por questões bem simples de serem resolvidas, como entender claramente o papel de cada um na engrenagem do escritório. Com um fluxo de trabalho desenhado e acessível a todos, cada colaborador tem consciência de que é parte integrada de uma equipe e entende as funções de todos os colegas.

Clareza sobre as expectativas do cliente

Quando o processo de trabalho tem muitas etapas, como é o caso da rotina de um escritório de arquitetura, pode acontecer que a informação se perca ao longo das atividades. Com o fluxograma de trabalho, é mais fácil que todos tenham clareza de quais são as expectativas do cliente em relação ao resultado final daquele projeto.

Como montar um fluxo de trabalho

O conceito de um fluxo de trabalho não é nenhuma novidade. A primeira ideia de se organizar um fluxograma surgiu ainda no século XIX para ser aplicado na engenharia ferroviária.

De lá para cá, a estratégia de otimização mudou bastante, junto com a evolução do trabalho na sociedade. Para montar um fluxo deve-se, primeiro, entender claramente qual o objetivo final daquele trabalho. A partir daí, será possível desenhar qual o caminho necessário para chegar até ele.

O desenho do fluxo de trabalho

Brieffing, orçamento, pesquisa de tendências, desenho e montagem da apresentação são alguns exemplos de funções que podem ser incluídas no fluxo de trabalho de um escritório de arquitetura.

O desenho deve apontar quem será responsável por cada uma delas e em qual momento do processo de produção ela deverá ser exercida. Aqui, lembre que as atividades podem ser simultâneas ou não, mas o fluxo deverá deixar as informações bem claras.

Um fluxo de trabalho é representado por formas padronizadas, de acordo com a função. Você pode desenhar o seu em softwares de design, ou importar modelos prontos de sites especializados.

Tecnologia a seu favor

Considere automatizar o fluxo de trabalho do seu escritório, melhorando a distribuição de tarefas e a gestão de processos. Isso certamente imprimirá agilidade na rotina de um profissional de interiores que, normalmente, acumula várias funções no seu dia a dia.

Vale lembrar que a tecnologia está transformando a forma com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos. Segunda a empresa de consultoria Mckinsey até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.

Em outro estudo a McKinsey calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. No entanto, apenas 10% dessas tarefas estão, de fato, sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.

Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente. Confira algumas opções disponíveis no mercado:

Trello;

Asana;

Todoist;

Quire;

Taskboard;

Wunderlist;

Runrun.it.

Assim como o fluxo de trabalho, existem várias estratégias de gestão e organização que podem deixar o dia a dia do seu escritório muito melhor. Aproveita para seguir nossa newsletter e fique por dentro de todos os nossos conteúdos exclusivos sobre o assunto!