Em um escritório de trabalho, cada um deve exercer uma atividade para chegar ao resultado esperado — como em uma engrenagem bem alinhada, em que cada pecinha realiza sua função na hora certa. No entanto, em um ambiente com muitas pessoas, esse sistema complexo pode ficar confuso, e, por isso, foram criadas algumas estratégias de gestão para facilitar o dia a dia dos escritórios.
É o caso do fluxo de trabalho, que é uma representação gráfica de todas as etapas do processo de produção e do plano de negócios. Esse organograma deve mostrar o momento em que cada função deve ser exercida e quem é o responsável por ela. Fluxos de trabalho podem ser tanto manuais quanto automatizados ou, o que é mais comum, uma combinação de ambos. Muito bom, não é?
Logo abaixo, vamos falar um pouco mais sobre esses benefícios e, ainda, como você pode montar o fluxo de trabalho do seu escritório. Continue a leitura!
As vantagens do fluxo de trabalho
Que tal uma solução muito simples e que traz inúmeras vantagens para todos os colaboradores de um escritório de arquitetura? Confira seus benefícios!
Padronização da comunicação
O fluxograma de trabalho é desenhado com formas específicas. Por exemplo, triângulos para a fase de criação e quadrados para as atividades de relacionamento com o cliente. Esses detalhes podem parecer pequenos mas, visualmente, facilitam muito para que cada um saiba o que deva fazer na correria do dia a dia.
Integração da equipe
Em todo escritório podem existir atritos nas relações entre os colegas de trabalho. Muitas vezes, esses problemas acontecem por questões bem simples de serem resolvidas, como entender claramente o papel de cada um na engrenagem do escritório. Com um fluxo de trabalho desenhado e acessível a todos, cada colaborador tem consciência de que é parte integrada de uma equipe e entende as funções de todos os colegas.
Clareza sobre as expectativas do cliente
Quando o processo de trabalho tem muitas etapas, como é o caso da rotina de um escritório de arquitetura, pode acontecer que a informação se perca ao longo das atividades. Com o fluxograma de trabalho, é mais fácil que todos tenham clareza de quais são as expectativas do cliente em relação ao resultado final daquele projeto.
Como montar um fluxo de trabalho
O conceito de um fluxo de trabalho não é nenhuma novidade. A primeira ideia de se organizar um fluxograma surgiu ainda no século XIX para ser aplicado na engenharia ferroviária.
De lá para cá, a estratégia de otimização mudou bastante, junto com a evolução do trabalho na sociedade. Para montar um fluxo deve-se, primeiro, entender claramente qual o objetivo final daquele trabalho. A partir daí, será possível desenhar qual o caminho necessário para chegar até ele.
O desenho do fluxo de trabalho
Brieffing, orçamento, pesquisa de tendências, desenho e montagem da apresentação são alguns exemplos de funções que podem ser incluídas no fluxo de trabalho de um escritório de arquitetura.
O desenho deve apontar quem será responsável por cada uma delas e em qual momento do processo de produção ela deverá ser exercida. Aqui, lembre que as atividades podem ser simultâneas ou não, mas o fluxo deverá deixar as informações bem claras.
Um fluxo de trabalho é representado por formas padronizadas, de acordo com a função. Você pode desenhar o seu em softwares de design, ou importar modelos prontos de sites especializados.
Tecnologia a seu favor
Considere automatizar o fluxo de trabalho do seu escritório, melhorando a distribuição de tarefas e a gestão de processos. Isso certamente imprimirá agilidade na rotina de um profissional de interiores que, normalmente, acumula várias funções no seu dia a dia.
Vale lembrar que a tecnologia está transformando a forma com que trabalhamos, criando até mesmo novos empregos. Segunda a empresa de consultoria Mckinsey até 2030, 375 milhões de trabalhadores em todo o mundo e mais de 30% do total da força de trabalho nos EUA precisarão mudar de emprego ou atualizar suas habilidades de forma significativa.
Em outro estudo a McKinsey calcula que 50% das atividades executadas atualmente pelos empregados possam ser automatizadas com tecnologias que já existem e são comprovadas. No entanto, apenas 10% dessas tarefas estão, de fato, sendo automatizadas a uma taxa acima de 90%.
Quando falamos em automatização do fluxo de trabalho há duas possibilidades: o desenvolvimento de uma plataforma de automação pela sua equipe interna de TI ou a escolha de uma solução já existente. Confira algumas opções disponíveis no mercado:
Trello;
Asana;
Todoist;
Quire;
Taskboard;
Wunderlist;
Runrun.it.
Assim como o fluxo de trabalho, existem várias estratégias de gestão e organização que podem deixar o dia a dia do seu escritório muito melhor. Aproveita para seguir nossa newsletter e fique por dentro de todos os nossos conteúdos exclusivos sobre o assunto!
